原標題：面對大型集團化企業(yè)復(fù)雜財務(wù)報銷 每刻“益報銷”在益海嘉里金龍魚獲表揚

　　在每刻的3000余家大中型企業(yè)客戶中,益海嘉里金龍魚對每刻來說意義非凡。自2020年1月每刻“益報銷”項目啟動到今天,已實現(xiàn)益海嘉里200余家公司報銷系統(tǒng)的全面上線。完成了210個剛性需求和105個用戶體驗升級服務(wù),產(chǎn)品迭代58次,替代了原自主開發(fā)的個人報銷系統(tǒng)功能,這些字眼的背后蘊藏著每刻 “專業(yè)、進取、可信賴”的企業(yè)價值觀,也見證了每刻與益海嘉里金龍魚的共同成長與相互成就。

　　一、糧油帝國益海嘉里金龍魚不只有糧油更有先進的財務(wù)共享中心

　　益海嘉里金龍魚糧油食品股份有限公司(以下簡稱“益海嘉里”)是我國重要的農(nóng)產(chǎn)品和食品加工龍頭企業(yè),旗下?lián)碛?ldquo;金龍魚”“歐麗薇蘭”“胡姬花”等全國知名品牌。截至2021年底,益海嘉里擁有員工超3萬人,在全國擁有70多個已投產(chǎn)生產(chǎn)基地,100多家生產(chǎn)型企業(yè),2021年營業(yè)收入達2000多億元,如何保障這樣一家擁有3萬人,70個生產(chǎn)基地和100多家生產(chǎn)企業(yè)的糧油帝國的財務(wù)報銷高效運行,是考驗集團專業(yè)財務(wù)總監(jiān)劉紅建的一個問題。

　　據(jù)益海嘉里金龍魚財務(wù)總監(jiān)劉總介紹,益海嘉里無錫財務(wù)共享中心成立于2013年,主要服務(wù)集團300家企業(yè),對各類業(yè)務(wù)進行專業(yè)化的處理。整個共享中心下設(shè)9個部門(5個業(yè)務(wù)部門和4個職能部門),共有近200名人員。

　　通過這幾年間統(tǒng)一的系統(tǒng)流程以及自動化、智能化等手段的推進,目前益海嘉里財務(wù)共享中心實現(xiàn)了,從訂單到采購應(yīng)付、銷售應(yīng)收、費用報賬、支付結(jié)算、總賬報表等全業(yè)務(wù)鏈的共享。也正是因為這樣的提前布局,即使遇到因疫情隔離人員無法返回辦公的突發(fā)狀況,也能很快恢復(fù)正常業(yè)務(wù)的穩(wěn)定。

　　二、每刻“益報銷”如何解決益海嘉里每年30余萬單費用審核低效的難題?

　　在益海嘉里這樣一個共享中心每年需要處理的個人報銷業(yè)務(wù)30余萬單。顯然,純靠人工處理并不現(xiàn)實,因此,在費用報銷業(yè)務(wù)處理上,益海嘉里一直圍繞“業(yè)務(wù)快速填單,共享中心智能審核”這兩個目標持續(xù)提升。

　　“2019年,我們在尋找對于目前來說是比較簡單的一個技術(shù),想看看平鋪的單據(jù)能不能通過拍照的方式將需要的報銷字段自動切割識別出來,在這個尋找的過程中我們結(jié)識了每刻,深聊后覺得雙方的財務(wù)理念非常契合,在經(jīng)過各方面的考慮以及一些功能測試和驗證,敲定了與每刻進行合作。”益海嘉里劉總說到。

　　于是,每刻報銷與益海嘉里合作的成果“每刻益報銷”誕生。據(jù)益海嘉里介紹,在費用業(yè)務(wù)方面,目前益海嘉里服務(wù)了集團223家企業(yè),參與費用審核的實際作業(yè)人員40人左右,相較每刻益報銷上線前,業(yè)務(wù)端人員填單效率提升了50%,共享中心審核效率提升了30%。

　　三、從十幾分鐘到幾分鐘,每刻“益報銷”如何實現(xiàn)業(yè)務(wù)端提效50%?

　　對于益海嘉里業(yè)務(wù)端員工來講,報銷最核心問題就是填單所需時間太長。不同于OCR技術(shù)廣泛使用的當下,早期報銷單中各種字段都需要人工填寫,照著發(fā)票一筆筆填,差旅補貼需要自己計算填列,對于需要經(jīng)常報銷、發(fā)票一大把的業(yè)務(wù)人員來說,不可謂不麻煩。再加上沒有移動報銷的功能,填報麻煩、審批慢、報銷周期長是必然會導(dǎo)致的結(jié)果。

　　如何減少員工手動填寫報銷的工作量?每刻益報銷給出了自己的答案。

　　在員工報銷填單時,電子發(fā)票可以通過微信、支付寶、郵箱、短信等多種方式導(dǎo)入,信息自動填充報銷單,發(fā)票自動查重驗真;如果是紙質(zhì)發(fā)票,員工在報銷時可以一次拍攝多張發(fā)票,每刻益報銷的發(fā)票O(jiān)CR識別可以將信息自動填充報銷單內(nèi)并對發(fā)票查重驗真,做好價稅分離的同時,還可以對特殊字段進行識別,自動區(qū)分哪些費用公司是不予報銷的。

　　而員工經(jīng)常發(fā)生的差旅費報銷更加省事,每刻益報銷采用了“免票報銷”月結(jié)方式,通過生態(tài)平臺與商旅平臺對接,員工可以直接在報銷平臺內(nèi)預(yù)訂機酒,員工不必墊錢,只需益海嘉里與商旅平臺進行月結(jié)對賬,公對公打款即可完成。

　　(報銷全流程圖)

　　四、財務(wù)共享中心審核提效30%:自動化解決審核中的多、雜、煩

　　在對費用進行審核時,由于人工審核要點過多,審核難度也特別大,這也成為了益海嘉里共享中心最頭痛的問題。

　　發(fā)票是否合規(guī)、費用的發(fā)生是否真實,有沒有超標準報銷,是否超預(yù)算等問題,都是共享中心需要對每一筆費用進行人工判斷、審核的。這對集團公司眾多、遍布全國各地,有著十分細致又復(fù)雜的費用標準的益海嘉里來說,費用的審核確實是個艱巨的任務(wù)。

　　上線每刻益報銷后,先將繁復(fù)的傳統(tǒng)簽收流程搬到了線上,簽收發(fā)票時,系統(tǒng)能夠進行自動化的比對檢驗,通過報銷單中的發(fā)票數(shù)據(jù)與發(fā)票影像系統(tǒng)中影像的比對,如果無誤,自動進入財務(wù)審核環(huán)節(jié)。

　　(智能簽收流程圖)

　　到了財務(wù)人員審核環(huán)節(jié),每刻“益報銷”通過10多項規(guī)則的檢驗,智能完成了原先需要人工把控的票據(jù)的合規(guī)性、業(yè)務(wù)的真實性以及費用管控政策檢驗的大量工作,將這部分被侵占的工作時間釋放了出來。

　　在智能審核中,費用管控政策的校驗也離不開多維度費控體系的搭建。

　　益海嘉里這樣的企業(yè)體量也意味著復(fù)雜的費控規(guī)則,比如出差地區(qū)的不同對應(yīng)不同的標準;不同分公司的不同餐補標準,不同的員工住宿補貼標準;不同打車場景、不同時段對應(yīng)不同的打車標準等,因此每刻益報銷也配置了多場景多維度的費控方案來實現(xiàn)費控政策的智能校驗。

　　(多維費控配置界面)

　　同時,每刻“益報銷”擁有每刻 的「財務(wù)月結(jié)對賬閉環(huán)方案」,解決差旅免票報銷模式下財務(wù)端產(chǎn)生的對賬問題。

　　五、外接與內(nèi)嵌:真正實現(xiàn)費控系統(tǒng)與財務(wù)共享平臺的全面對接

　　真正的財務(wù)共享能夠打通生態(tài)數(shù)據(jù)鏈來實現(xiàn)數(shù)據(jù)的互聯(lián)互通。每刻“益報銷”通過和益海嘉里EPM的對接,實現(xiàn)部分流程的外嵌,在EPM中完成復(fù)雜的審批流程,同時在流程中嵌入每刻的頁面,可以在自身系統(tǒng)中調(diào)取每刻頁面進行操作,查看簽收比對情況、發(fā)票信息等。

　　財務(wù)人員只需在EPM系統(tǒng)中點擊單據(jù)號,即可進入每刻嵌套頁面(如下圖),實現(xiàn)共享審核,完成后續(xù)操作。真正實現(xiàn)了費控系統(tǒng)全面對接財務(wù)共享平臺。

　　真正實現(xiàn)費控系統(tǒng)與財務(wù)共享平臺的全面對接,每刻益報銷實現(xiàn)了。

　　同時,每刻益報銷也在不斷迭代和優(yōu)化,自動化程度不斷提高,直至益海嘉里的費控業(yè)務(wù)實現(xiàn)100%智能化。而實現(xiàn)這一目標的關(guān)鍵,劉總認為:“是打通數(shù)據(jù)的鏈接,如何利用信息技術(shù)把數(shù)據(jù)鏈打通,這是我們需要思考,最終要去做的事情。”

　　這不僅僅是益海嘉里需要思考的問題,在如今群智的時代,每刻完全可以突破傳統(tǒng)定制化軟件“上線即巔峰”的尷尬現(xiàn)實,借助新一代財務(wù)共享云平臺 “云架構(gòu)、產(chǎn)品化、平臺化”的特性,將先進的財務(wù)管理理念產(chǎn)品化,不斷迭代升級,讓每一個企業(yè)、每一個階段都能適用。

　　同時每刻也需要許許多多像益海嘉里這樣的企業(yè)的創(chuàng)新、輸出與融合,不斷良性循環(huán),從而讓更多的企業(yè)財務(wù)能夠釋放財務(wù)創(chuàng)造力,去推動中國數(shù)字云財務(wù)的發(fā)展變革,每刻科技CMO李春聯(lián)說到。

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